Privacyverklaring

BeterEPC is gebouwd op een simpel principe: we houden zo weinig mogelijk gegevens bij, en wat we bijhouden verdwijnt snel weer. Hieronder lees je in gewone taal wat er met je gegevens gebeurt.

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Zaakvoerder Siemen Reynders is erkend energiedeskundige type A (Vlaanderen). Energie Ingenieur BV is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG (GDPR). Eén uitzondering: voor de EPC-attesten die een vastgoedkantoor bij ons instuurt, is dat kantoor de verwerkingsverantwoordelijke en werken wij als verwerker in zijn opdracht (zie vastgoedkantoren).

Wat doet beterepc.be?

Je uploadt de pdf van je officiële EPC (het Vlaamse energieprestatiecertificaat, residentieel of klein niet-residentieel). Onze tool leest het attest, rekent renovatiescenario's door met een eigen rekenmodel gebaseerd op de Vlaamse rekenmethodiek en toont een indicatieve nieuwe score en label. Het resultaat is geen officieel EPC en geen bindend advies — alleen een erkend energiedeskundige kan een nieuw officieel EPC opmaken.

Welke gegevens verwerken we?

• Je EPC-pdf. Dit bestand bevat gegevens over een gebouw, zoals het adres, het certificaatnummer en de energiekenmerken. We bewaren ook de bestandsnaam van je upload zolang de verwerking loopt.
• Je e-mailadres (optioneel). Alleen als je het zelf achterlaat om bericht te krijgen zodra je resultaat klaar is.
• Een technisch logboek. Per verwerking houden we onder meer bij: jobnummer, bestandsgrootte, verwerkingsduur, attestformaat, of de betrouwbaarheidscontrole slaagde, het scoreverschil en het certificaatnummer van het attest. Het logboek bevat geen naam of e-mailadres; het certificaatnummer kan wel onrechtstreeks naar een gebouw en zijn eigenaar verwijzen. Daarom behandelen we ook dit logboek als persoonsgegevens, met een beperkte bewaartermijn.
• Serverlogs. Zoals bij vrijwel elke website registreert onze webserver je IP-adres, en houdt de server technische applicatielogs bij voor foutopsporing.

Waarvoor gebruiken we die gegevens, en op welke rechtsgrond?

We gebruiken je gegevens nergens anders voor. Geen nieuwsbrief, geen marketinglijst, geen doorverkoop — en we geven ze aan niemand door, behalve wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld op vordering van een bevoegde overheid). De e-mail die je eventueel krijgt is één enkel bericht, verstuurd vanaf siemen@beterepc.be. Antwoord je daarop, of mail je ons zelf een attest, dan valt dat gewone e-mailverkeer onder onze normale mailomgeving.

Hoelang bewaren we je gegevens?

• Je EPC-pdf: wordt direct na de verwerking verwijderd, en in elk geval uiterlijk 24 uur na je upload.
• Je rekenresultaat, je eventuele e-mailadres en de bestandsnaam van je upload: worden na 24 uur verwijderd.
• Een EPC-attest dat een vastgoedkantoor instuurt: wordt verwijderd zodra het verwerkt is. Moeten we het persoonlijk nakijken, dan bewaren we het tot dat gebeurd is, en hooguit 30 dagen.
• Het technisch logboek: maximaal 12 maanden.
• Serverlogs: IP-logs van de webserver maximaal 14 dagen; technische applicatielogs maximaal een maand.

Waar gebeurt de verwerking, en wie krijgt je gegevens?

De verwerking van je pdf gebeurt volledig op onze eigen server bij Hetzner, in een datacenter in de EU (Finland). Voor het versturen van de eenmalige e-mail gebruiken we Combell (mailprotect.be). Betaal je voor een rapport, dan verloopt de betaling via onze betaalprovider Mollie (Nederland, EU) — wij zien je kaart- of rekeninggegevens nooit. Dat zijn op dit moment onze enige verwerkers; je gegevens verlaten de EU niet. Komt daar ooit een verwerker bij, dan passen we deze verklaring aan.

Upload je het EPC van iemand anders?

Upload alleen attesten die je mag gebruiken: van je eigen gebouw, of met toestemming van de eigenaar of je opdrachtgever. Upload je het EPC van een gebouw dat niet van jou is, dan gelden voor de gegevens van de eigenaar dezelfde waarborgen als hierboven. Omdat we de pdf direct wissen en het resultaat na 24 uur, informeren we de eigenaar niet afzonderlijk (art. 14.5.b AVG).

Cookies en tracking

beterepc.be gebruikt geen cookies, geen analytics en geen trackers. Je hoeft ook geen account aan te maken. De enige uitzondering is de kantoorpagina voor vastgoedkantoren: wie daar inlogt, krijgt één strikt noodzakelijke sessiecookie die alleen dient om ingelogd te blijven.

Geautomatiseerde verwerking

De simulatie verloopt volledig automatisch, maar er is geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor jou: het resultaat is een vrijblijvende, indicatieve berekening. Kan onze motor je attest niet betrouwbaar reproduceren, dan tonen we geen simulatie — dat is een technische kwaliteitscontrole, geen besluit over jou. Zonder pdf kunnen we de dienst simpelweg niet leveren; het enige gevolg van niet uploaden is dat er geen simulatie komt.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, en op verbetering, wissing, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van je gegevens. Mail daarvoor naar siemen@beterepc.be. Tegen de verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang (het technisch logboek en de serverlogs) kan je bovendien altijd bezwaar maken via hetzelfde adres — vermeld dan het certificaatnummer van je attest, zodat we de juiste logboekregels kunnen opzoeken en wissen.

Vind je dat we niet correct met je gegevens omgaan? Dan kan je klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Betaalde diensten

De simulatie op beterepc.be is gratis. Koop je het uitgebreide rapport, dan gelden er drie extra dingen. Eén: de betaling verloopt volledig via Mollie; wij ontvangen alleen de bevestiging dat er betaald is. Twee: het gekochte rapport en je bestelgegevens (waaronder je e-mailadres als je dat opgaf) bewaren we zolang we het rapport via je persoonlijke link beschikbaar houden — dat is immers wat je gekocht hebt. Drie: een bestelling die niet wordt afgerond, verwijderen we samen met de bijhorende gebouwdata na 30 dagen.

Kom je op beterepc.be via de widget op de website van een vastgoedkantoor, dan krijg je een eigen rapport op een persoonlijke link, betaald door dat kantoor. Je keuzes in dat rapport bewaren we onder die link, zonder naam of e-mailadres, en de link onthoudt je browser (lokale opslag, geen cookie). Een rapport dat 90 dagen niet meer geopend werd, verwijderen we.

Werk je bij een vastgoedkantoor dat BeterEPC gebruikt, dan bewaren we voor dat kantoor per pand het EPC-resultaat, de link naar de advertentie en het adres uit het attest. Dat adres zien alleen jouw kantoor en wij; publiek tonen we standaard enkel postcode en gemeente, tenzij je kantoor anders vraagt. Het ingestuurde EPC-bestand zelf verwijderen we zodra het verwerkt is; moeten we het persoonlijk nakijken, dan bewaren we het tot dat gebeurd is, en hooguit 30 dagen. Hoe vaak het advies bekeken en aangeklikt wordt, tellen we zonder cookies en zonder IP-adressen op te slaan: we bewaren alleen de aantallen. Een pand verwijderen we op vraag van het kantoor. Voor de kantoorpagina bewaren we per medewerker het e-mailadres, de naam, een versleutelde vorm van het wachtwoord (nooit het wachtwoord zelf) en wie welk pand instuurde of offline haalde; een sessiecookie houdt je 30 dagen ingelogd. Een medewerker die het kantoor verlaat, sluiten we op vraag af. De facturatiegegevens van het kantoor bewaren we zolang de boekhoudwetgeving dat vraagt.

Voor de gegevens uit de EPC-attesten die een kantoor instuurt, zijn we verwerker in de zin van de AVG: het kantoor beslist welke panden het instuurt, en wij verwerken die gegevens alleen in zijn opdracht, om het advies te maken en bij de advertentie te tonen. De afspraken daarover, met de bewaartermijnen en onze subverwerkers (Hetzner voor de hosting, Combell voor e-mail), staan in de verwerkersovereenkomst in de voorwaarden voor vastgoedkantoren. Ben je eigenaar of verkoper van zo'n pand en heb je een vraag over je gegevens, richt je dan tot het kantoor; mail je ons, dan sturen we je vraag door. De gegevens van de medewerkers en de facturatiegegevens van het kantoor verwerken we wel zelf, als verwerkingsverantwoordelijke.

Om de blijvende rapportlink ook na een storing te kunnen herstellen, maken we dagelijks een back-up van de bestellingen, rapporten en kantoorgegevens op onze eigen server. Een back-up bewaren we hooguit acht weken; wat je bij ons laat verwijderen, verdwijnt daarna ook uit de back-ups.

Wijzigingen aan deze verklaring

Als we iets aan de werking van beterepc.be veranderen dat je gegevens raakt, passen we deze verklaring aan. De datum bovenaan toont altijd de laatste versie.

Vragen?

Mail gerust naar siemen@beterepc.be.